Pregunta: La asistencia a reuniones por parte de las Uniones Temporales incluye la posibilidad desplazamientos a otras ciudades?

De acuerdo con la obligación prevista en el contrato cuyo texto dice: “Asistir a las reuniones que sean necesarias o requeridas por la ANLA a fin de tratar temas de los proyectos a su cargo así como a los demás talleres, audiencias, convenciones, etc., que le indique el supervisor, y que se relacionen con el objeto del contrato”, es   responsabilidad de los supervisores evaluar la necesidad de asistencia a este tipo de eventos, sin distinción de la ubicación en donde se desarrollen. 

 

PreguntaLos revisores solo pueden atender comunicaciones relacionadas con proyectos asignados dentro del objeto contractual vigente, aún cuando por el ejercicio de otros objetos contractuales tengan conocimiento de los mismos?

De acuerdo con la obligación: “Orientar, revisar y aprobar la preparación de respuestas proyectadas por los contratistas a su cargo, referente a consultas, citaciones, quejas, derechos de petición, requerimientos de los entes de control, entre otros, que se relacionen con el licenciamiento y demás autorizaciones ambientales de los proyectos a su cargo”, y siempre y cuando se encuentren enmarcadas en los objetos y obligaciones de los contratos, los contratistas deberán atender los asuntos que se les asignen, en virtud del conocimiento y responsabilidad dentro los trámites institucionales. 

 

Pregunta: Las Uniones Temporales deben permanecer un tiempo mínimo en las instalaciones de la ANLA?

De acuerdo con la obligación: “Asistir a las instalaciones de la ANLA siempre que se requiera para efectos de reunión con los usuarios, con el Director General, Subdirectores, Coordinador o cualquier profesional que intervenga en el proceso de licenciamiento, o para adelantar cualquier actividad relacionada con los proyectos a su cargo que requiera la presencia del contratista” y teniendo en cuenta la modalidad de contratación, no se requiere un mínimo de permanencia de los profesionales de las uniones temporales en las instalaciones de la ANLA, salvo para el acceso a expedientes a su cargo y cuando la entidad así lo requiera.

 

Pregunta: Cómo debe entenderse el pago de las Uniones temporales y revisores?

La Subdirección Administrativa y Financiera ha impartido instrucciones precisas sobre radicación de cuentas a través de la Circular No. 2015028527-3 del 29 de mayo de 2015 y Comunicado de alcance del pasado 5 de junio.

La forma de pago y requisitos para el mismo se encuentran pactadas en los respectivos contratos.

Sin embargo, si en un periodo determinado no se alcanzó a cumplir con los mínimos requeridos, los pagos respectivos no podrán ser tramitados, lo cual eventualmente originará una acumulación de los mismos, por lo que se recomienda que los contratistas desplieguen las acciones necesarias para evitar esta circunstancia, por las incidencias que puede tener frente a su planificación y flujo de caja.

Según lo dispuesto en la Cláusula Décima Octava de los contratos de los revisores y Décima Quinta de las UT, a la liquidación de los contratos se debe presentar el pago final correspondiente al 5%.

 

Pregunta: Cómo debe entenderse el pago de la información adicional?

Para los proyectos evaluados bajo la sección 6. Trámite para la obtención la licencia ambiental del Decreto 1076 de 2015, con relación a la información adicional se pagará según el valor establecido para el ítem “Acta de Información Adicional” (Anexo 1), y una vez expedida la viabilidad del proyecto y emitido el concepto, se pagará el saldo restante del valor asignado al respectivo proyecto, según la forma de pago señalada en la Cláusula Cuarta de los contratos.

No obstante, si la información adicional se genera durante los dos primeros meses de ejecución del contrato celebrado con las uniones temporales, no se aplicará este pago sino únicamente los relacionados en el parágrafo primero de la cláusula cuarta - Forma de pago.

Frente a los proyectos que se encuentren bajo la vigencia del Decreto 2820 de 2010, la información adicional se cancelará como se indica en la Nota 1 del Anexo 1: 50% para información adicional y 50% para el concepto técnico definitivo.

Para los conceptos técnicos de evaluación de información adicional solicitada antes de mayo de 2015, el concepto técnico tendrá un valor total equivalente al 50% del valor del concepto que corresponda de acuerdo con el anexo 1 del contrato.    

 

Pregunta. Cómo debe ser el apoyo de la UT en los recursos de reposición?

La UT deberá brindar apoyo suministrando los insumos técnicos necesarios para resolver los recursos de reposición asignados.

Se asignarán los conceptos técnicos para resolver los recursos de reposición producto de la ejecución del respectivo contrato, al igual que los que se requieran, según el conocimiento específico del proyecto, independientemente de su revisor.

 

Pregunta: Cómo deben entenderse los errores de forma en los recursos de reposición?

Por errores de forma deben entenderse aquellos que no afectan el contenido del acto administrativo sustancialmente, ya sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión[1].

Cuando los errores, sean simplemente formales o sustanciales, obedecen a “causas imputables al contratista”, es decir, ocasionados por el propio contratista, el mismo debe corregirlos, pero no se le cancelará suma de dinero alguna por este concepto.

Ahora, en el evento en que el recurso se interponga por aspectos sustanciales y/o por aspectos de forma no imputables al contratista, el contratista una vez efectué las correcciones y aclaraciones respectivas, tendrá derecho a recibir los respectivos honorarios.

 

Pregunta. Cómo debe cobrarse cuando no se causa IVA?

Teniendo en cuenta que el Anexo No. 1 incluye el IVA, en cada uno de los conceptos, el contratista al presentar la factura o cuenta de cobro, según corresponda, debe realizar la discriminación o descuento (en régimen común lo discrimina y en régimen simplificado lo descuenta).

 

Pregunta: Las actividades adicionales descritas en el anexo 1, deben entenderse que son sujetas a la forma de pago prevista en la cláusula contractual de pagos?

No, la forma de pago porcentual establecida en el contrato aplica para los conceptos técnicos, en consecuencia, las actividades adicionales se pagarán mensualmente.

 

Pregunta: A qué se denominan visitas adicionales y reuniones informativas?

Las visitas adicionales son todos aquellos eventos identificados por las coordinaciones de grupo que requieren presencia de la ANLA. Dichos eventos pueden ser: emergencias ambientales, quejas, denuncias y requerimientos de organismos de control, entre otros. Estos eventos no corresponden a visitas programadas en el marco de la evaluación o el seguimiento y siempre deben contar con la aprobación de la Dirección General o de la Subdirección de Evaluación y Seguimiento.

Las reuniones informativas son aquellos eventos que en virtud del desarrollo de un proyecto, requieren presencia de la ANLA y que de acuerdo con el criterio de las coordinaciones de grupo necesitan la asistencia de uno o varios miembros de los equipos de trabajo. Al igual que las visitas adicionales, las reuniones informativas requieren la aprobación de la Dirección General o de la Subdirección de Evaluación y Seguimiento.

 

Pregunta: A qué hace referencia la nota 3 del anexo 1 relacionada con un proyecto suspendido permanentemente?

Un proyecto suspendido permanentemente hace referencia a los casos en los que la empresa solicitante del instrumento ambiental suspende el trámite sin una fecha estimada de reiniciación. En este evento, aplica el pago descrito en la nota 3 del anexo previa presentación de un informe en el que se consigne todo lo ocurrido y las actividades realizadas desde el punto de vista técnico con el visto bueno del coordinador, frente al trámite ambiental desistido y a la solicitud del peticionario.

 

Pregunta: Qué términos deben cumplir los ajustes a conceptos realizados con anterioridad al objeto contractual de que trata la nota 6 del anexo 1.

Los ajustes de los conceptos generados con ocasión de las revisiones respectivas deben cumplirse en los términos definidos por el supervisor, el cual en todo caso no puede ser superior a 10 días hábiles. Así mismo, teniendo en cuenta que es una obligación contractual, de no cumplirse, estará sujeta a las sanciones respectivas.

 

Pregunta: ¿Que Formato debo utilizar para tramitar un certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), y en donde lo puedo encontrar y quien debe solicitarlo?

El formato de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal, ha sido reglamentado y el mismo se encuentra a disposición en la INTRANET (http://intranet.anla.gov.co:82/contenido/contenido.aspx?catID=1432&conID...) de la ANLA. No será tramitada ninguna solicitud de C.D.P, si no viene diligenciado en su formato establecido. Las solicitudes de CDP la realizan las Dependencias y a ellas mismas les será entregado.

 

Pregunta: ¿El certificado de disponibilidad presupuestal debe reflejar información de la persona a contratar?

No será expedido con nombre y cédula de ciudadanía, por cuanto este procedimiento se halla en la etapa precontractual y como tal no podrá ser expedirlo con ninguna identificación.

 

Pregunta: ¿Los recursos asignados en el CDP son en su totalidad destinados para atender el contrato?

Si, los recursos son destinados en su totalidad siempre y cuando el contrato quede perfeccionado y no contemple periodos menores, por la forma de pago, debe entenderse que el primer pago se hará de forma proporcional a partir de la fecha del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Los recursos no comprometidos el Grupo de Finanzas y presupuesto liberará presupuestalmente una vez se haya realizado el primer pago del contratista.

 

Pregunta: ¿Debe definirse el rubro presupuestal en la solicitud de CDP?

Todo CDP, deberá tener definido el recurso presupuestal con el cual será tramitado el proceso contractual. Si existen dudas del rubro presupuestal a afectar consulte con el Grupo de Finanzas y Presupuesto, no olvide la programación del Plan Anual de Adquisiciones.

 

Pregunta: ¿Qué documentos precontractuales deben presentar las Dependencias al Grupo de Contratos?

Cuando vaya a radicar los documentos precontractuales al Grupo de Contratos, compruebe que el certificado que le expida el Grupo Financiero y de Presupuesto, sea el que corresponde para el proceso de contratación, que las fechas guarden relación y que los documentos que están listados en la hoja de inventario documental estén completos, de acuerdo con la siguiente relación:

 

  1. Memorando solicitud de contratación: este documento debe contener la justificación de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación; la dependencia o grupo al que pertenece; el objeto contractual; las obligaciones específicas; nombre del contratista; valor del contrato; valor mensual de los honorarios; plazo de ejecución y el Supervisor del contrato.
  2. Estudio previo, con el lleno de los requisitos establecidos en el Decreto 1082 de 2015.
  3. Análisis del sector,  con el lleno de los requisitos establecidos en el Decreto 1082 de 2015.
  4. Certificado de disponibilidad presupuestal, CDP.
  5. Certificado de insuficiencia de personal del planta emitido por el grupo de talento humano
  6. Certificación de idoneidad y experiencia, (dependencia)
  7. Hoja de vida formato SIGEP.
  8. Certificados de Estudios realizados, (Técnico, pregrado, posgrado); si los estudios son realizados en el exterior, la documentación debe estar debidamente convalidados por el Ministerio de Educación Nacional de Colombia.
  9. Certificados de Experiencia Laboral, (salvo que hayan tenido contrato anterior con la ANLA).

 

10. Fotocopia de la cédula de ciudadanía

11. Fotocopia Tarjeta Profesional, si su profesión así lo exige

12. Fotocopia de la Libreta militar, para hombres menores de 50 años

13. Formato de identificación tributaria

14. Certificación bancaria donde se registre la naturaleza de la cuenta, y banco.

15. Fotocopia de la inscripción del RUT

16. certificado de afiliación a Salud y Pensiones.

17. Certificado de aptitud médica expedida por entidad competente

18. Certificado de antecedentes judiciales, fiscales y de la Procuraduría.

 

Pregunta: ¿Cuándo se debe actualizar el RUT?

Sobre el tema del RUT deben tener en cuenta que este documento tiene validez indefinida y sólo deberá cambiarse cuando ocurra algo que lo haga modificar en su contenido como por ejemplo cambio de residencia, actividad, ingresos, etc.

 

Pregunta: ¿Cuándo se debe allegar certificación de la cuenta bancaria?  

No se requiere certificación bancaria expedida por el sistema financiero, cuando se trata de un contratista que ya ha tenido contrato con la Autoridad y no ha cambiado su cuenta y banco. Es importante indicarle que una vez celebrado el contrato si se presentan modificaciones en este concepto, se seguirá el trámite establecido en el Manual de Contratación, es decir, requiere de un otrosí al contrato.

Solo se solicitará esta certificación bancaria, cuando el contratista no ha tenido vinculación alguna con la entidad.

 

Pregunta: ¿Cuándo se debe adjuntar la certificación de afiliación al sistema de seguridad social (EPS y PENSIÓN)?

Lo debe aportar en el proceso precontractual y deberá estar al día en el pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales para firmar el contrato.

 

Pregunta: ¿Sobre qué valor se debe realizar los aportes a seguridad social?

El contratista deberá realizar sus aportes al sistema de seguridad social en  salud y pensión, tomando como Ingreso Base de Cotización (IBC), mínimo el 40% del valor total del contrato.

En tal sentido el contratista debe tomar: Valor contrato / No de meses de duración del contrato x 40%, el valor que se obtiene como resultado será el IBC para efectuar los aportes de seguridad social.

En todo caso el IBC no puede ser menor a un salario mínimo mensual legal vigente.

El aporte sobre ARL corresponderá a la tarifa establecida por la Administradora de Riesgos Laborales según el tipo de riesgo al que estuviere afiliado el contratista

 

Pregunta: ¿Qué debo hacer cuando voy a presentar una cuenta de cobro donde se facturan productos de dos o más periodos?

Cuando se presenta una cuenta de cobro que cubre actividades de dos meses o más, la obligación del contratista es la de acreditar el pago de los aportes y el de la ARL, en la forma señalada anteriormente, por cada uno de los meses que se estuvieren facturando o cobrando.

Los Supervisores de los contratos deberán verificar el cumplimiento de esta obligación.

 

Pregunta: ¿Para una nueva contratación se exigirán certificaciones de estudios y experiencias laborales?

Si, cualquier persona interesada en suscribir contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión con la ANLA, deberá acreditar la idoneidad y experiencia a través de la presentación de los certificados académicos y laborales que lo soporten.

 

Pregunta: ¿Es necesario presentar exámenes pre ocupacionales y de aptitud?

Si, cualquier persona interesada en suscribir contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión con la ANLA, deberá presentar los certificados de aptitud médica expedida por entidad competente, con los exámenes respectivos adjuntos. Recuerde que ellos tienen una vigencia de tres (3) años.

 

Nota: Es necesario recordar las obligaciones de los Supervisores de los contratos, los cuales podrán ser identificados dentro del cuerpo del contrato, o mediante comunicado del ordenador del gasto.

 

 
[1] Artículo 45 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

 

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